Smarte Prozesse mit maximaler Transparenz
Seit 49 Jahren ist die AUTOLEVY GmbH & Co. KG im Rheinland etabliert. Das Familienunternehmen in zweiter Generation hat sich über die Jahre in ein modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen entwickelt. Inzwischen beschäftigt der Toyota und Lexus Händler rund 230 Mitarbeiter an fünf Standorten in NRW und verkauft jährlich ca. 5.400 Neu- und Gebrauchtwagen. Digitalisierung und permanentes Wachstum sind dabei wichtige Treiber des Erfolgs - im Laufe des Jahres sollen daher zwei weitere AUTOLEVY Standorte in Neuss und Mönchengladbach eröffnen.
Manueller Verwaltungsaufwand kostet viel Zeit und Ressourcen
Fortlaufendes Wachstum bedingt zugleich einen erhöhten Verwaltungsaufwand. Dieser hat vor der Einführung von bezahl.de relativ viele Ressourcen sowohl in Zeit als auch an Kapazität gebunden. „Wenn Kunden Zahlungen getätigt, im Verwendungszweck jedoch keinen Bezug auf die Rechnungs- oder Auftragsnummer genommen haben, kam es zu relativ vielen Abstimmungsversuchen zwischen den Mitarbeitern“, erklärt Yvonne Metzen, Head of Sales und Marketing der AUTOLEVY GmbH & Co. KG. So kam es häufiger vor, dass Zahlungen aufgrund eines fälschlichen Verwendungszwecks von der Buchhaltung nicht zugeordnet werden konnten, obwohl ein Kunde bereits bezahlt hatte. Die Suche nach dem Zahlungseingang und dem Grund für die fehlende Zuordnung begann. Die Verkäufer mussten sich in der Buchhaltung nach dem Zahlungseingang erkundigen und hingen gleichzeitig mit dem Kunden in einer Warteschleife, was viel Arbeitszeit und -kraft gebunden hat.
Digitaler Prozess schafft Gewissheit und enorme Zeitersparnis
Dank des digitalen Prozesses von bezahl.de haben sich viele manuelle und zeitintensive Tätigkeiten erübrigt. Bei AUTOLEVY herrscht nun unter anderem maximale Transparenz über jeden Zahlungsstatus. „Natürlich haben wir mit der virtuellen IBAN, die jeder Kunde über seine Zahlungseinladung erhält, einen großen Vorteil, da wir dem Kunden und Auftrag direkt eine Zahlung zuordnen können – egal was der Kunde im Verwendungszweck aufführt“, erläutert Yvonne Metzen. Die Mitarbeiter in den Filialen haben darüber hinaus die Möglichkeit, über das bezahl.de Dashboard selbst zu prüfen, ob eine Zahlung angekommen ist und ein Kunde seine Forderung beglichen hat. Es sind demnach keine mühsamen repetitiven Abstimmungen mehr nötig.
Gute Kooperation im Einführungsprozess
Eine erfolgreiche Prozessumstellung bedingt eine gute Kooperation der beteiligten Parteien, damit die neuen Abläufe nachhaltig eingeführt und akzeptiert werden. AUTOLEVY bewertet den Einführungsprozess von bezahl.de insgesamt als sehr gelungen: „Wir sind da sehr gut und eng von bezahl.de begleitet worden, d.h. im Onboarding der Mitarbeiter aber natürlich auch in den nachgelagerten Prozessen.“ Die Aufklärungsarbeit der Mitarbeiter wurde dabei als bedeutender Faktor identifiziert. Sie sind gefragt, den Kunden im Beratungs- oder Verkaufsgespräch über den nachgelagerten Prozess aufzuklären und auf die Kooperation mit bezahl.de hinzuweisen. Dieses Zusammenspiel hat dazu geführt, dass die Kunden des Autohauses den innovativen Zahlungsprozess als vollkommen normal betrachten und die Flexibilität des digitalen Weges zu schätzen wissen. Besonders die Möglichkeit, Rechnungen vollständig kontaktlos mit einer Auswahl an verschiedenen Zahlungsarten wie Kreditkarte, PayPal oder direktbezahlen zu begleichen sowie der Erhalt einer proaktive Zahlungsbestätigung, wird von den Kunden als Fortschritt bewertet. Auch die Zusammenarbeit mit dem DMS-Anbieter Procar Informatik hat laut Frau Metzen sehr gut funktioniert, „weil die Procar von Anfang an mit im Boot war und die ein oder andere Anforderung für unsere individuellen Abläufe in einem guten Zusammenspiel mit allen relativ zügig gelöst werden konnten.“
bezahl.de smartkasse für den optimalen Prozess vor Ort
Seit Mai 2021 setzt AUTOLEVY auch im KFZ-Service auf die digitalen Prozesse von bezahl.de. Die smartkasse stellt für die Handelsgruppe eine gelungene Ergänzung des digitalen Prozesses vor Ort dar. Sie erleichtert dem Kunden die Zahlung vor Ort im Autohaus, da dieser ganz einfach mit dem QR-Code aus seiner Zahlungseinladung eigenständig an der Kasse bezahlen kann. Das gibt den Mitarbeitern natürlich die Möglichkeit, ihre freiwerdende Zeitressource anderweitig einzusetzen. „Die smartkasse ist für uns ein weiterer Nutzenvorteil für den Kunden, den Prozess vor Ort effektiver und optimaler zu gestalten!“, bekräftigt Frau Metzen.
AUTOLEVY zieht einen positives Fazit der bisherigen Zusammenarbeit und würde bezahl.de zweifellos an die Kollegen aus dem Handel weiterempfehlen. „bezahl.de erspart mühevolles Suchen und Rumtelefoniererei, da jeder Mitarbeiter Teil des Prozesses ist und in Echtzeit sehen kann was dort passiert. Zudem treibt das Produkt die Digitalisierung in den einzelnen Segmenten weiter voran und macht das Leben einfach leichter“, fasst Yvonne Metzen abschließend zusammen.
