Veraltete Backoffice-Prozesse im Kfz-Service gezielt optimieren


Manuelle Verwaltungsprozesse sind im Automobilhandel und im Kfz-Service keine Seltenheit. Zeitintensive Kommunikationswege und umständliche Bürokratie verlangsamen nicht nur die internen Arbeitsabläufe, sondern wirken sich darüber hinaus auch negativ auf die Kundenzufriedenheit aus. Dabei geht es einfacher und schneller: bezahl.de hat sich dieser Herausforderung angenommen und eine digitale Zahlungsmanagementplattform entwickelt, die die Prozesse rund um die Zahlungsabwicklung effizient, zeitgemäß und kundenorientiert optimiert.


Kfz-Service: Warum umständlich, wenn es auch einfach geht?

Wenn ein Kunde zur Abholung seines Fahrzeugs in die Werkstatt kommt, sind in Kfz-Servicebetrieben heute eine Reihe umständlicher Arbeitsschritte notwendig:


  • Die Kunden melden sich beim Empfang an, um mit dem verantwortlichen Serviceberater zur Fahrzeugabholung zu sprechen. Falls dieser nicht sofort verfügbar ist, entsteht Wartezeit für die Kunden.

  • Wenn der zuständige Berater dann verfügbar ist, wird dem Kunden die Rechnung inklusive der getätigten Leistungen erklärt.

  • Um die Rechnung letztlich zu begleichen, gehen die Kunden wieder zurück zum Empfang, der auch die analoge Kasse darstellt. Zumeist kommen die Kunden zu einer ähnlichen Uhrzeit am Nachmittag nach der Arbeit, wodurch kleinere Warteschlangen am Empfang bzw. der Kasse entstehen.

  • Die Zahlung erfolgt dann entweder per Karte oder auch noch bar. Anschließend wird der Schlüssel übergeben.

Die Aufbewahrung von Bargeld erhöht dabei nicht nur das Überfallrisiko, sondern auch den logistischen Aufwand für den Abtransport. Da Bargeldzahlung als Zahlungsmethode ohnehin sukzessive aus dem Werkstattservice verschwinden soll, ist ein frühzeitiges Angebot eines volldigitalen Zahlungsprozesses inklusive verschiedener Zahlungsarten unumgänglich.


Wie ein moderner Zahlungsprozess auch die Kundenzufriedenheit verbessert

Besonders zu Stoßzeiten können sich Wartezeiten für Kunden deutlich verlängern. Wenn dann auch die Zahlungsabwicklung in solchen Situationen noch immer analog und langsam abläuft, ärgert dies nicht nur die Kunden. Auch für den Betrieb erhöhen manuelle Prozesse den Arbeitsaufwand: Die allgemeine Kundenzufriedenheit sinkt und für einen eigentlich einfachen und wiederkehrenden Vorgang wird viel kostbare Arbeitszeit aufgebracht.


Mit bezahl.de als digitale Zahlungsmanagementplattform für den Kfz-Servicebereich wird der Zahlungsprozess deutlich beschleunigt, indem…


  • …der Kunde mit Rechnungsstellung eine digitale Zahlungseinladung mit Bezahl-Link per E-Mail erhält,

  • …die Rechnungssumme direkt und einfach über die präferierte Zahlungsart (u.a. Direktbezahlen, PayPal, Kreditkarte, Überweisung) beglichen werden kann,

  • …die Zahlung des Kunden automatisch und zuverlässig zu dem entsprechenden offenen Posten in der Finanzbuchhaltung zugeordnet wird und

  • …der Bezahlstatus in Echtzeit für die beteiligten Mitarbeiter und den Kunden einsehbar ist.

Konkret bedeutet dies, dass der Auslieferungsprozess im Kfz-Service neu gedacht werden kann, da die Schlüsselausgabe unabhängig von der analogen Kassen erfolgen kann. So optimieren Kfz-Werkstätten nicht nur betriebsinterne Prozesse rund um die Zahlungsabwicklung, sondern bieten ihren Kunden gleichzeitig eine schnelle und unkomplizierte sowie hygienische Zahlungsmethode, die sich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt!

Gut zu wissen: Mit der Smartkasse bietet bezahl.de den Werkstattkunden die Möglichkeit, Rechnungen vor Ort eigenständig und bargeldlos zu begleichen. An einem eigens dafür eingerichteten Terminal schließen die Kunden nach Erhalt der Zahlungseinladung mit wenigen die Zahlung ab und erhalten im Anschluss die Fahrzeugschlüssel – kontaktlos, digital und unkompliziert!

AR_Backoffice Kfz-Servicepdf



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